Dla tych wszystkich, którzy szukają odpowiedników polskich nazw funkcji w języku niemieckim czy angielskim, prezentujemy poniżej tabelę z tłumaczeniem.

Funkcje Excela po polsku, angielsku i niemiecku

Najważniejsze zagadnienia

- omówienie nowego interfejsu
- typy adresowania komórek
- obliczenia procentowe
- obliczenia czasu
- przydatne polecenia i funkcje
- tabele, wykresy, grafiki SmartArt
- edycja wyglądu, drukowanie

… oraz wiele innych.

Na płycie zostały również zamieszczone arkusze wykorzystywane przez lektora w ćwiczeniach.

Kurs składa się z 34 filmów instruktażowych, których czas trwania wynosi łącznie 2 godziny. Pełen spis treści oraz przykładowe filmy z kursu są dostępne na stronie kursu Excel 2007 w praktyce .

Jednym z najwygodniejszych sposobów zapewnienia, że użytkownik wprowadzi dane spośród pewnej dozwolonej grupy danych, jest wykorzystanie listy rozwijanej, która zawiera tylko przewidziane przez nas do wprowadzenia elementy. Korzystanie z tego typu list jest prostsze niż mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać.

Jak to zrobić

Na początek prosty przykład demonstrujący zasadę działania list rozwijanych. Załóżmy, że robimy arkusz, który będzie nam służył do generowania zamówień w pizzerii. W ofercie mamy kilka rodzajów pizzy i tworząc zamówienie użytkownik musi wybrać jedną z nich. Zaczynamy zatem od stworzenia gdzieś w arkuszu odpowiedniej listy:

Przy okazji posortowałem tę listę, bo jej elementy będą widoczne w takiej kolejności, w jakiej są wpisane w arkuszu (a ja chcę mieć je w liście w kolejności alfabetycznej). Po prawej stronie mam siedem pól i w każdym z nich będę mógł wpisać jeden rodzaj pizzy. Wpisać lub wybrać ją z listy rozwijanej – będziemy mieli obie możliwości. Zaznaczam teraz zakres E3:E9 i przechodzę na kartę Dane. Tam klikam na przycisk Poprawność danych w grupie Narzędzia danych:

Teraz jeszcze musimy odpowiednio ustawić opcje w okienku. Ważne jest, aby w polu Dozwolone ustawić Lista, na pewno zaznaczyć Rozwinięcia w komórce (to jest nasza lista rozwijana) i podać źródło dla danych, które znajdą się w tej liście. W naszym przypadku jest to dokładnie zakres zawierający rodzaje pizzy. Jeśli źródło będzie się znajdowało w innym arkuszu naszego skoroszytu (żeby nie było widoczne i nie przeszkadzało), to źródło oczywiście uzupełniamy o nazwę tego arkusza, a więc przykładowo =dane!$A$2:$A$10). Włączona opcja Ignoruj puste spowoduje, że Excel nie będzie zgłaszał błędu, jeśli komórki, do których będziemy wprowadzać dane, pozostaną puste.

Zatwierdzamy ustawienia i już możemy korzystać z list rozwijanych. Wystarczy postawić kursor w jednej z "zielonych" komórek, a obok pojawi się gotowy do kliknięcia symbol listy rozwijanej. Oczywiście cały czas możemy też ręcznie wpisywać rodzaj pizzy, ale i wtedy Excel będzie sprawdzał, czy został wpisany jeden z elementów zdefiniowanych w kolumnie A.

Dla nadgorliwych

Nasze listy rozwijane mamy już omówione i zmienimy nieco temat, bo aż korci, żeby nasz arkusz wzbogacić na przykład o ceny pizzy, które automatycznie będą się pojawiały z prawej strony zielonego bloku. W tym celu najpierw dodajmy w kolumnie B ceny dla każdej wersji pizzy. Żeby uzyskać ceny, skorzystam teraz z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, którą dokładniej omawiałem w jednym z wcześniejszych wpisów . Do komórki F3 wpisujemy zatem następującą formułę =WYSZUKAJ.PIONOWO(E3;$A$2:$B$10;2;FAŁSZ) i po wyborze pizzy pojawia nam się obok jej cena. Jeśli teraz skopiujemy tę formułę w dół do pozostałych komórek, to niestety pokaże się w nich błąd #N/D!, bo do poszukiwań ceny brakuje jednego z argumentów (nazwy pizzy). Niby ten błąd nie przeszkadza, ale lepiej by było, gdyby go nie było (widać). Możemy go ukryć definiując odpowiedni warunek umieszczający pustą wartość w komórce z ceną, jeśli komórka z nazwą pizzy jest pusta. Dopiero kiedy nazwa zostanie podana, to po prawej powinna pojawić się cena. Wprowadzamy więc następującą formułę do komórki F3:

=JEŻELI(CZY.PUSTA(E3);"";WYSZUKAJ.PIONOWO(E3;$A$2:$B$10;2;FAŁSZ)).

Tą formułą sprawdzamy, czy komórka z nazwą pizzy jest pusta. Jeśli tak, to w komórce z ceną nie pojawia się nic (czyli wpisujemy dwa cudzysłowy obok siebie), a jeśli nie jest pusta, to wyszukujemy cenę dla danej pizzy. Teraz wszystko wygląda dobrze i działa poprawnie, a więc ze spokojnym sumieniem można zakończyć pracę. Nasz arkusz wygląda teraz tak:

W artykule Import danych z internetu do Excela opisałem możliwość pobierania danych z Internetu bezpośrednio do arkusza kalkulacyjnego. Właśnie te dane, czyli kursy akcji, posłużą nam jako przykład dla użycia funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Zakładamy, że mamy stworzony skoroszyt zawierający dwa arkusze: pierwszy to arkusz o nazwie akcje , na którym mamy zapisane zakupione akcje, i drugi arkusz kursy , do którego pobieramy aktualne kursy akcji.

Obliczanie ręczne

Zanim zajmiemy się funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO, spójrzmy, jak byśmy obliczyli bieżącą wartość akcji ręcznie. Aby obliczyć wartość akcji na przykład firmy Komputronik (skrót nazwy spółki to KOM), korzystamy z prostej formuły mnożącej ilość akcji przez aktualny kurs. Formuła ta znajduje się w komórce G5.

Oczywiście abyśmy mieli dostęp do aktualnego kursu tej akcji w arkuszu akcje w komórce E5, musimy do niej wprowadzić odnośnik do kursu akcji Komputronika, który znajduje się w arkuszu kursy . Interesująca nas wartość znajduje się w komórce F199 i możemy ją stamtąd pobrać zapisując w komórce E5 arkusza akcje formułę =kursy!F199. Dla pozostałych akcji musimy zrobić to samo, czyli odnaleźć w arkuszu kursy komórkę z bieżącym kursem danego waloru i wpisać odpowiednią formułę do komórek w kolumnie E arkusza akcje . I właśnie tę procedurę chcemy sobie uprościć korzystając z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO.

Automatyzacja

Chodzi mianowicie o to, żeby nie trzeba było ręcznie szukać komórek zawierających kursy akcji określonych firm. Nie jest to wprawdzie ani trudne ani nawet bardzo czasochłonne, ale może czasem prowadzić do problemów, kiedy przykładowo na giełdę wejdzie kilka nowych spółek i pozycja naszych spółek w tabeli ulegnie zmianie. Jako że odwołujemy się do konkretnego adresu, możemy nieoczekiwanie znaleźć tam kurs akcji innej firmy no i problem gwarantowany. To samo w przypadku zakupu nowych akcji. Także i wtedy nie chcemy ręcznie wyszukiwać komórek z kursem, lecz powinien to za nas zrobić Excel.

Zadanie wykonamy korzystając z symboli spółek wykorzystywanych przez GPW. Wpisując na naszą listę nową spółkę, podajemy jej symbol (dla Komputronika jest to KOM). Bez tego nasz automat nie będzie działał. Następnie na podstawie tego symbolu wyszukamy w arkuszu kursy kurs tej spółki i wyświetlimy go w arkuszu akcje w komórkach znajdujących się w kolumnie E. Technika ta zadziała oczywiście wtedy, jeśli w tabeli z kursami będziemy mieli również symbole spółek, a tak w naszym przypadku jest. Do wyszukiwania wykorzystamy funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO.

Składnia

Składnię funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO omówię korzystając z przykładu akcji firmy Komputronik (KOM):

WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tablica;nr_kolumny;kolumna)

Funkcja ta działa tak, że podajemy jej jako szukaną wartość symbol naszej spółki (który mamy w arkuszu akcje w komórce A5). Jako tablicę podamy miejsce, gdzie ma być wyszukany ten skrót – jest to tabelka z kursami akcji w arkuszu kursy. Funkcja wyszukuje podaną wartość w pierwszej kolumnie zdefiniowanego zakresu, a więc nie możemy tu podać całej tabeli, lecz wystarczy zakres obejmujący zarówno skróty jak i kursy akcji, czyli kolumny C, D, E i F. Dokładniej zakres ten możemy zdefiniować jako $C$4:$F$600 (stosuję tu adresowanie bezwzględne, żeby zakres ten się nie zmieniał, kiedy skopiuję gotową formułę do pozostałych komórek). Zakres ten jest znacznie większy niż rzeczywista ilość wierszy z danymi w tabeli, ale określam go specjalnie w ten sposób, żeby obejmował on również te dane, o które w przyszłości zwiększy się tabela z kursami.

Kolejny argument to nr_kolumny , czyli numer kolumny w zdefiniowanym przez nas zakresie, z której mają być pobierane dane. Kursy znajdują się w kolumnie F, czyli w czwartej kolumnie zdefiniowanego zakresu, a więc argument ten będzie miał w naszym przypadku wartość 4. Ostatni parametr (kolumna ) ma moim zdaniem mylącą nazwę, ale jest niezwykle ważny, bo odpowiada za dokładność poszukiwań. Możemy tu podać PRAWDA (jest to też równoznaczne z pominięciem tego argumentu) lub FAŁSZ. Aby w naszym przypadku uzyskać poprawne wyniki, podamy FAŁSZ, co oznacza, że funkcja będzie szukała dokładnego odpowiednika szukanej przez nas wartości, a o to nam przecież chodzi. Podając PRAWDA funkcja szuka wartości przybliżonych, jeśli nie znajdzie dokładnie tego, co zostało zadane do wyszukania.

Gotowa formuła umieszczona w komórce E5 wygląda tak (w drugim argumencie podałem oprócz zakresu dodatkowo arkusz, w którym znajduje się nasza tabela):

=WYSZUKAJ.PIONOWO(A5;kursy!$C$6:$F$600;4;FAŁSZ)

Funkcja będzie poszukiwać wartości z komórki A5 arkusza akcje , czyli KOM. Przejdzie w tym celu do zdefiniowanego zakresu w arkuszu kursy i będzie w pierwszej kolumnie (pionowo) szukać skrótu KOM. Znajdzie go w wierszu 199. Następnie, będąc w tym wierszu, "przesunie się" w prawo do kolumny nr 4, pobierze z komórki wartość – czyli aktualny kurs akcji – i zwróci nam go. Możemy teraz skopiować tę formułę do pozostałych komórek w kolumnie E, żeby wartości pozostałych akcji też były obliczane automatycznie i gotowe.

Analogicznie do tej funkcji działa funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO, która różni się jedynie kierunkiem przeszukiwania danych. Zakres zastosowań dla tych funkcji jest bardzo szeroki, więc myślę, że warto je znać.

Załóżmy, że interesują nas notowania giełdowe pewnych spółek, których walory wcześniej nabyliśmy. W Excelu mamy stworzoną tabelę z naszymi akcjami i codziennie wieczorem obliczamy na nowo ich wartość. Wymaga to ręcznego wpisania aktualnych cen do określonych komórek arkusza. Chyba nie muszę nikogo przekonywać, że dużo łatwiej i przyjemniej byłoby korzystać z takiego arkusza, gdyby to on sam pobierał z internetu odpowiednie dane i prezentował nam wyniki. Ma to same zalety: oszczędzamy czas, a poza tym unikamy pomyłek podczas przepisywania danych.

Jak pobrać

Excel importuje dane w postaci całych tabel, a nie pojedynczych wybranych wartości, a więc przed importem należy przewidzieć odpowiednią ilość miejsca na pobierane dane. Jeśli chcemy pobrać tabelę z cenami wszystkich akcji, to należy liczyć się z tym, że dane te zajmą sporą liczbę wierszy i przed pobraniem ustawić kursor w odpowiednim miejscu, np. w dolnej części naszego arkusza lub w dodatkowym arkuszu.

Aby wstawić dane z sieci do naszego arkusza, przełączamy się na kartę Dane i z lewej strony w grupie Dane zewnętrzne klikamy na ikonę Z sieci Web. Po kliknięciu pojawia się okno nowej kwerendy sieci Web, czyli de facto okno z przeglądarką internetową, w której przechodzimy do strony zawierającej dane do zaimportowania.

Okno przeglądarki zawiera parę dodatkowych ikon. Nas interesuje tu głównie mały żółty kwadracik z czarną strzałką. Są nim na danej stronie zaznaczone tabele, które możemy zaimportować. Jeśli przy tabeli z danymi nie ma tego symbolu, nie będzie można pobrać tych danych. Niestety nie każda strona internetowa (a właściwie tabela widoczna na danej stronie) nadaje się do zaimportowania z niej danych do arkusza. Może się zatem zdarzyć, że nie będziemy mogli skorzystać z naszego ulubionego portalu. Nie jest to jednak wielkim problemem, bo interesujące nas dane znajdziemy z reguły na wielu różnych stronach i któraś z nich zapewne będzie się nadawać do importu.

Jeśli mamy już stronę, na której obok interesujących nas danych widnieje żółty kwadracik, klikamy na niego, czyli zaznaczamy tę tabelę do importu, a następnie klikamy na przycisk Importuj. Oczywiście możemy importować jednocześnie kilka tabel z danej strony. Po kliknięciu wyskakuje jeszcze jedno okienko, w którym możemy zdecydować, czy dane pojawią się w aktualnym arkuszu czy w nowym. Po zatwierdzeniu Excel tworzy łącze do zewnętrznego źródła danych i pobiera informacje. Po chwili oczekiwania powinniśmy mieć dane w arkuszu. Teraz możemy użyć ich do własnych obliczeń.

Aktualizacja danych

Excel 2007 pobiera dane jednorazowo przy tworzeniu połączenia. Nas jednak interesują każdorazowo świeże dane, musimy więc odpowiednio skonfigurować nasze łącze. Istniejącymi połączeniami zarządzamy za pomocą poleceń dostępnych w grupie Połączenia. Tam możemy ręcznie odświeżać dane oraz modyfikować i usuwać istniejące połączenia. Aby zmodyfikować właściwości naszego połączenia i np. ustawić opcje automatycznego odświeżania, ustawiamy kursor w jednej z komórek w obrębie tabeli z danymi i klikamy na przycisk Właściwości. Następnie w okienku możemy ustawić, jak często mają być pobierane nowe dane (odpowiada za to grupa opcji Sterowanie odświeżaniem).

Standardowo włączone jest pobieranie danych w tle, a ja dodatkowo włączę jeszcze opcję odświeżania danych podczas otwierania pliku. Taka częstotliwość w zupełności mi wystarczy. Wspomnę tu jeszcze przy okazji, że dostęp do tych ustawień połączenia mamy już w momencie tworzenia go. Po kliknięciu na przycisk Importuj pojawia się, jak wiemy, kolejne małe okienko i właśnie w nim w lewym dolnym rogu również znajduje się przycisk Właściwości, poprzez który mamy dostęp do ustawień nowo tworzonego połączenia.

Od teraz dane będą aktualizowane bezpośrednio po otwarciu naszego skoroszytu. W zależności od ustawionego poziomu bezpieczeństwa może być konieczne ręczne zezwolenie na pobranie danych (po otwarciu pliku pojawia się pasek Ostrzeżenie o zabezpieczeniach). Jeśli dla kogoś jest to bardzo uciążliwe, to odpowiednie ustawienia można zmienić w Opcjach programu Excel w punkcie Centrum Zaufania.

A jak można wykorzystać pobrane dane dowiesz się z artykułu Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO .